Σε αυτό το βοήθημα θα δούμε κάποια από τα “άγνωστα” εργαλεία που μας προσφέρει το Word, και κάνουν την επεξεργασία κειμένου ακόμα πιο εύκολη και γρήγορη.

Word Options

Πολλοί ίσως δεν έχουν παρατηρήσει και εξερευνήσει ποτέ το menu Word Options.

Από αυτό το μενού μπορούμε να θέσουμε τις λειτουργίες του Word όπως εμείς θέλουμε. Να επιλέξουμε χρωματικό θέμα, να ορίσουμε γλώσσα λειτουργίας, να ορίσουμε ποια μενού θα εμφανίζονται και ποια όχι, και πολλές άλλες λειτουργίες.

Με μια γρήγορη ματιά θα δούμε τι μπορούμε να κάνουμε από εδώ.

• Από το Popular μπορούμε να αλλάξουμε το χρώμα του περιβάλλοντος του Word, να επιλέξουμε να εμφανίζονται ή όχι τα screen tips, να αλλάξουμε τα στοιχεία κατόχου του προγράμματος, και να ρυθμίσουμε την προβολή των email.
• Από το Display μπορούμε να ρυθμίσουμε την εμφάνιση της σελίδας, την εμφάνιση των ειδικών χαρακτήρων των παραγράφων, και να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης.
• Από το Proofing μπορούμε να ρυθμίσουμε τον τρόπο που το Word μορφοποιεί το κείμενο μας και κάνει τις αυτόματες διορθώσεις.
• Από το Save μπορούμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις αποθήκευσης του Word.
• Από το Advanced μπορούμε να δούμε επιπλέον ρυθμίσεις για την εκτύπωση, τις ρυθμίσεις για το copy/paste, επιπλέον ρυθμίσεις για την αποθήκευση, ρυθμίσεις για το editing του κειμένου μας, και τέλος τις ρυθμίσεις για το compatibility ανάμεσα στο Word 2007 και τις προηγούμενες εκδόσεις.
• Από το Customize μπορούμε να επιλέξουμε την εμφάνιση των εργαλείων στην γραμμή γρήγορων εργαλείων(Quick Access Toolbar)
• Από το Add-Ins μπορούμε να ρυθμίσουμε την λειτουργία των επιπρόσθετων εφαρμογών του Word.
• Τέλος από τα Trust Center και Resources μπορούμε να δούμε τις ρυθμίσεις για την ασφάλεια των εγγράφων μας καθώς και να βρούμε ενημερώσεις και βοήθεια.

Document Tags

Πόσες φορές ψάξατε ένα έγγραφο που είχατε φτιάξει πριν 3 χρόνια αλλά δε θυμάστε πως το ονομάσατε; Με τα tags στα έγγραφα, μπορείτε να εισάγετε λέξεις κλειδιά, που θα σας βοηθήσουν στο μέλλον να βρείτε το έγγραφο σας ανάμεσα στα χιλιάδες άλλα που έχετε, κάνοντας απλά μια αναζήτηση.

Από το μενού Save ή Save As, στον διάλογο που εμφανίζεται μπορείτε να εισάγετε τις λέξεις κλειδιά στο πεδίο Tags. Έτσι όταν αναζητήσετε ένα έγγραφο, αυτό θα περιγράφεται εκτός από το όνομα του αρχείου, και από τα tags που το συνοδεύουν.

Bookmarks

Όταν δουλεύουμε σε ένα μεγάλο κείμενο είναι πολλές οι φορές που χρειάζεται να αλλάξουμε κάτι , αλλά πρέπει να ψάξουμε αρκετή ώρα για να το βρούμε. Μπορούμε λοιπόν να επιλέξουμε το μέρος του κειμένου που θέλουμε, και στο tab Insert, επιλέγουμε το Bookmark.

Από εδώ, μπορούμε να γράψουμε μια σύντομη περιγραφή και πατώντας Add μπορούμε να κάνουμε bookmark το συγκεκριμένο μέρος του έγγραφου μας. Όταν  λοιπόν κάνουμε αναζήτηση, από την ίδια ταμπέλα μπορούμε να δούμε όλα τα bookmarks και να περιηγηθούμε σε αυτά γρήγορα.

Πίνακας Περιεχομένων

Τελειώσατε την εργασίας σας, αλλά θέλετε έναν πίνακα περιεχομένων.

Αυτό γίνεται πολύ εύκολα με την εισαγωγή Table of Contents. Το Word συντάσσει αυτόματα τον πίνακα περιεχομένων, αναγνωρίζοντας όλες τις κεφαλίδες των κεφαλαίων που έχουν style “Heading”. Για να εισάγουμε τον πίνακα, επιλέγουμε από το tab References την επιλογή Table of Contents. Οι διαδικασία και οι υπόλοιπες ρυθμίσεις από εδώ και πέρα είναι πολύ απλές.

Εισαγωγή Αριθμού Σελίδας και Εισαγωγή Επικεφαλίδας και Υποσέλιδου

Αυτό το μέρος δεν είναι και τόσο “άγνωστο”, παρόλα αυτά είναι απίστευτα χρήσιμο και αναγκαίο αν θέλουμε να έχουμε ένα όμορφο αποτέλεσμα στο έγγραφο μας.

Για να εισάγουμε αριθμό σελίδας, από το μενού Insert επιλέγουμε το Page Number. Από εκεί μπορούμε να επιλέξουμε που θέλουμε να βάλουμε τον αριθμό στην σελίδα μας, καθώς και το style που θα έχει αυτό.

Αξίζει να παρατηρήσουμε το μενού  Page Number Format, αφού από εκεί μπορούμε να επιλέξουμε το είδος αρίθμησης, και να συμπεριλάβουμε τα νούμερα των κεφαλαίων.

Για να εισάγουμε Επικεφαλίδα και Υποσέλιδο στις σελίδες μας επιλέγουμε το Header ή το Footer από το μενού Insert. Κάνοντας το αυτό, μας εμφανίζονται δυο νέες περιοχές στο έγγραφό μας. Αυτές είναι οι περιοχή της Κεφαλίδας στο πάνω μέρος και του Υποσέλιδου στο κάτω μέρος του εγγράφου. Διαμορφώνοντας αυτές τις περιοχές, όλες μας οι σελίδες θα έχουν το ίδιο υποσέλιδο και κεφαλίδα. Εκεί μπορούμε να βάλουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται, κάποια  Quick Parts (από το Insert>Quick Parts) ή ακόμα και το σήμα της εταιρίας μας.

Από το Insert > Picture μπορούμε να εισάγουμε μια εικόνα (όπως το logo μας).

Αφού λοιπόν εισάγουμε την εικόνα μας, μπορούμε από το μενού Format να την διαμορφώσουμε όπως ακριβώς θέλουμε, ώστε να έχει την κατάλληλη θέση και μέγεθος σε όλες μας τις σελίδες.

Γρήγορο Styling Κειμένου

Αν όταν τελειώσετε να γράφετε το έγγραφό σας , θέλετε να αλλάξετε το χρώμα ή το μέγεθος όλων των επικεφαλίδων των κεφαλαίων, και γενικά όταν θέλετε να κάνετε μαζικές αλλαγές στα styles των κειμένων σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε από το μενού Home την επιλογή Select Text with Similar Formatting.

Βάλτε τον κέρσορα πάνω στο κείμενο που θέλετε να επιλέξετε και πατήστε Select Text with Similar Formatting. Αυτό θα επιλέξει όλα τα κείμενα που έχουν το ίδιο styling με αυτό που βρίσκεται κάτω από τον κέρσορα σας. Έτσι αλλάζοντας χρώμα ή μέγεθος, αλλάζει σε όλα τα κείμενα που επιλέξατε. Προσοχή. Αυτή η μέθοδος απαιτεί να έχετε δώσει τα styles σε κάθε μέρος του κειμένου καθώς συντάσσετε το έγγραφό σας.

Επίλογος

Προφανώς και αυτά δεν είναι όλα τα μυστικά του Word, μιας και η Microsoft έχει εμπλουτίσει την πλατφόρμα με πάρα πολλές άλλες λειτουργίες, αλλά προς το παρόν θα μείνουμε εδώ. Στο μέλλον παρόλα αυτά θα υπάρχει και δεύτερο μέρος με ακόμα περισσότερα κόλπα. So stay tuned…